Polityka Prywatności przedstawia zakres i sposoby przetwarzania danych osobowych Spółki Systema Polska Sp. z o.o. zgodny z aktualnymi przepisami prawa zwłaszcza Rozporządzenia PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Administrator danych osobowych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o sposobie wykorzystywania Państwa danych osobowych jest Systema Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Zduńskiej Woli, ul. Długa 5, zwana dalej Systema;
Podmiotami przetwarzającymi Państwa dane są jedynie pracownicy podlegający przepisom wewnętrznym przetwarzania danych w Spółce.
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępniane Procesorom zewnętrznym tylko w celach zabezpieczenia płatności (zwłaszcza przeciwdziałania oszustwom) i realizacji Procesu handlowego (zwłaszcza organizacji usług transportowych dla zakupionych towarów). Dane jakie udostępniamy poza danymi Państwa firmy to imię i nazwisko oraz numer telefonu do wskazanej osoby kontaktowej.
Z kim możesz się skontaktować, aby otrzymać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych przez Systema.
Wszystkie pytania i sprawy jakie chcielibyście Państwo poruszyć w kontekście Danych osobowych należy przesyłać na adres it@systemapolska.pl
Jakie Dane osobowe przetwarzamy i jak je pozyskujemy
Państwa dane osobowe otrzymujemy zwłaszcza bezpośrednio od Państwa, zarówno za pośrednictwem formularzy elektronicznych jak i w wersji tradycyjnej (papierowej). Dane jakie pozyskujemy w konkretnym celu i kontekście są wykorzystywane jedynie w tym celu i kontekście. W razie konieczności możemy przekazać Twoje dane osobowe organom publicznym (uprawnionym podmiotom, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości) w celach walki z oszustwami i nadużyciami.
Państwa dane jakie przetwarzamy to w szczególność ID konta w serwisach, służbowy adres e-mail, nr. telefonu służbowego, a także nazwę firmy, numer NIP, adres ( rejestracji działalności/spółki) oraz przypisane do osoby fizycznej imię i nazwisko (przy założeniu, że jest ona przedstawicielem firmy – pracodawcy). Z uwagi na fakt, że jesteśmy organizacja działającą w obszarze B2B zakładamy, że dane kontaktowe (jak numery telefonów czy adresy e-mail) jakie otrzymujemy od Państwa lub upoważnionych przedstawicieli Państwa pracodawców, choć mogą posłużyć do bezpośredniego kontaktu, pozostają własnością osób prawnych.
W jakim celu i w oparciu o jakie podstawy przetwarzamy Państwa dane?
Jesteśmy uprawnieni do przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania zawartej między nami umowy lub wykonania naszych prawnie uzasadnionych interesów, dla celów:
Korzystania przez Państwa z zasobów wirtualnych udostępnianych przez Systema (w tym mailing informacyjny, dostęp do platform, oraz aplikacji wymagających jednoznacznej weryfikacji użytkownika)
Weryfikacji zdolności finansowej w kontekście płatności za towary lub usługi.
Przeprowadzenia procesu handlowego a zwłaszcza komunikacji.
Logistycznego w ramach realizacji zlecenia transportu zamawianych towarów i usług.
Rozpatrywania oraz obsługi składanych przez Państwa reklamacji dotyczących towarów i usług
Obsługi kierowanych do nas zapytań i zgłoszeń
Przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania Państwa danych dla celów podatkowych i rachunkowych.
Przetwarzać je możemy również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach:
– Analizowania i zarządzania Państwa aktywnością na stronach internetowych należących do Systema Polska Sp. z o.o. celem dostosowania treści do Państwa indywidualnych preferencji, zainteresowań oraz zachowania,
– Organizacji programów lojalnościowych i konkursów, w których możecie Państwo brać udział,
– Prowadzenia działań promujących własną ofertę towarów i usług windykacji należności,
– Prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, zapewnienia bezpieczeństwa i integralności usług, które świadczymy drogą elektroniczną, w tym przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz zapewnienia bezpieczeństwa ruchu dopasowania prezentowanych informacji zgodnie z uprzednio przeglądanymi treściami,
– Dostosowywania kategorii ofert lub poszczególnych ofert w ustawieniach konta użytkownika, kontaktowania się także w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi,
– Prowadzenia analiz statystycznych , przechowywania danych dla celów archiwalnych, oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).
Systema Polska Sp. z o.o. jest uprawniona do przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie udzielonej zgody w celu:
– Organizacji konkursów w których możesz wziąć udział (w zależności od rodzaju konkursu);
– Zapisywania danych w plikach cookie
– Gromadzenia danych ze stron www i aplikacji mobilnych
Możecie Państwo wycofać swoją zgodę w każdej chwili wyrażając taką wolę telefonicznie lub drogą mailową : 43 824 72 87,it@systemapolska.pl
Czy musicie Państwo podać swoje dane osobowe?
Podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym tylko w zakresie organizacji konkursów lub promocji i odbierania nagród, które wymagają rozliczenia podatkowego. Jest także wymagane w celu zawarcia i realizacji w zakresie zawartej umowy, zwłaszcza pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres rejestracyjny lub zameldowania oraz nr. NIP. Z uwagi na odrębne przepisy, jako sprzedawca gazów freonowych, mamy obowiązek weryfikacji uprawnień do dokonania ich zakupu w oparciu o powszechnie dostępne systemy i informacje. Jeśli nie podane zostaną powyżej wskazane dane, nie będzie możliwym zawarcie umowy między stronami. Podanie przez Państwa pozostałych danych osobowych jest dobrowolne.
Jaki jest okres przechowywania Państwa danych?
Systema Polska Sp. z o.o. przechowuje dane osobowe przez czas obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu, jeśli istnieje ryzyko dochodzenia roszczeń w związku z jej wykonywaniem.
Dane, które przetwarzamy na podstawie podatkowych i rachunkowych przepisów prawnych jesteśmy obowiązani przechowywać przynajmniej przez okres 5 lat po zakończeniu roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dane osobowe, które przetwarzamy w celach marketingowych, jesteśmy uprawnieni przetwarzać wyłącznie w okresie obowiązywania wiążącej nas umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa ważnego sprzeciwu.
Dane osobowe przetwarzane na potrzeby konkursów, promocji lub programów lojalnościowych przetwarzamy przez czas ich trwania i dokonania odpowiednich rozliczeń podatkowych.
Jakie macie Państwo uprawnienia wobec Systema Polska Sp. z o.o.?
Z uwagi na obowiązujące przepisy prawa Systema Polska Sp. z o.o. jako administrator ma obowiązek zapewnić: prawo dostępu do danych osobowych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Uprawnienia te można wykonać, gdy:
Zauważycie Państwo, że własne dane są nieprawidłowe lub niekompletne, można skorzystać z prawa do sprostowania.
Można zażądać usunięcia danych kiedy Państwa dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez administratora, cofniecie Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych, zgłosicie Państwo uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, a nie będziecie Państwo chcieli aby zostały usunięte, dane nie będą już potrzebne Administratorowi, ale mogą być potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia roszczeń należy skorzystać z żądania ograniczenia przetwarzania danych.
W odniesieniu do żądania przeniesienia danych jeśli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub zawartej umowy oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.
Macie Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, w zakresie przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.
W jakich sytuacjach możecie Państwo sprzeciwić się wobec przetwarzania Państwa danych?
Macie Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znajdujecie lub dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.